Residence permit in Luxembourg for temporary Intra-company transfers (ICT)

Besides introducing a new regime for certain investors, the law of 8 March 2017 (modifying the law of 29 August 2008, the “Law of 2008”) foresees a new status for third-country nationals (“TCN”) in the case of temporary Intra-company transfer (“ICT”). This new law implements the Directive 2014/66/EU on the conditions of entry and residence of TCNs in the framework of an intra-corporate transfer (“Directive 2014/66/EU”)

An Intra-group temporary transfer is defined, by the Law of 2008 (in identical terms to the definition provided by the Directive 2014/66/EU), as the temporary secondment for occupational or training purposes of a TCN who, at the time of application for an intra-corporate transferee permit, resides outside the territory of the Member States, from an undertaking established outside the territory of a Member State, and to which TCN is bound by a work contract prior to and during the transfer, to an entity belonging to the undertaking or to the same group of undertakings which is established in that Member State, and, where applicable, the mobility between host entities established in one or several second Member States.

This new regime applies to qualified executives, experts and trainees (as defined by the Law of 2008).

The application is filed by the host entity that shall, among others:

  • provide proof that the host entity and the company established in the third country belong to the same undertaking or group,
  • provide evidence of employment within the same company or group from 3-12 months (for managers and experts) and 3-6 months (for trainees)
  • provide a work contract containing certain information on the details of the transfer and the work conditions (e.g. duration, location, remuneration, required qualification, etc…)

The authorisation of stay as ICT is granted for a minimum of 1 year up to the duration of the assignment (however max. 3 years). For trainees, the authorisation of stay is limited to 1 year maximum.

A new application by the same TCN for an ICT work permit is possible, however only after a period of 6 months after the end of the validity of the ICT work permit and the new application.

Once issued, this authorisation to stay gives an employee and his/her family members the right to reside and to work in Luxembourg. The authorization of stay of the family members expires simultaneously with the ICT work permit.

With regard to intra-EU mobility, the ICT regime foresees the following:

For short term mobility:

A TCN that holds a valid ICT work permit of another EU country is entitled to work in Luxembourg in a company part of the same group for a period of up to 90 days in any 180-day period, provided certain notification requirements are fulfilled.

For long-time mobility:

A TCN that holds a valid ICT work permit of another EU country may also be authorized to work in Luxembourg in a company part of the same group for a longer period than 90 days. Such authorization is however subject to a separate authorization and a simple notification to Luxembourg authorities is not sufficient. In certain cases, the TCN may already start working in Luxembourg also before the Luxembourg authorities have decided upon the application.

 

Heures supplémentaires : Est-ce que le salarié a le droit de refuser de les prester ?

Le fait pour un employeur de faire prester des heures supplémentaires à ses salariés est soumis à un régime spécial (Articles L. 211-22 et suivants du Code du Travail).

En effet, la prestation d’heures supplémentaires n’est admise que dans des cas exceptionnels et peut requérir la notification préalable à l’ITM (article L. 211-23 du Code du Travail). L’employeur  doit également tenir un registre spécial qui contient, entre autres, indication des heures supplémentaires prestées par les salariés (article L. 211-29 du Code du Travail).

Ceci étant dit, est-ce que le salarié est obligé de prester des heures supplémentaires lorsque son employeur le lui demande ?

Un jugement du 28 octobre 2013 donne un exemple.

En 2010, une entreprise devait livrer une importante commande à son client le plus important (société T) et avait chargé un salarié (le salarié M) de s’occuper de cette commande.

Lorsque la commande a été livrée chez la société T, celle-ci a rappelé à 15.45 heures pour signaler un problème lié à l’arrivée d’eau. Le supérieur hiérarchique de M avait alors demandé à ce dernier d’aller dépanner le client.

Le salarié M avait refusé sous double prétexte qu’il n’avait plus le temps car il terminait le service à 16.30 heures et parce qu’il n’était pas en mesure de réparer cette panne. Malgré l’insistance de ses supérieurs hiérarchiques, le salarié M restait catégorique dans son refus.

L’employeur pris alors la décision de licencier le salarié M avec effet immédiat en prétextant que ce type de refus était déjà intervenu par le passé (une 10aine de fois selon l’employeur).

En première instance, le tribunal a estimé qu’un fait isolé (les reproches par rapport aux refus précédents ayant été trop vagues) ne pouvait justifier un licenciement avec effet immédiat en reprenant la formulation de la jurisprudence constante :

« Le refus du salarié de prester des heures supplémentaires le soir du 08 juin 2010, même s’il a pu mettre l’employeur dans l’embarras, ne constitue pas un refus de travail ou une insubordination, dès lors une faute grave … »

Cette décision avait été confirmée en appel par arrêt du 12 mars 2015 estimant également que le licenciement intervenu était abusif (cependant sur une base légèrement différente, puisque le salarié avait produit un certificat d’un médecin qui démontrait qu’il avait rendez-vous, le soir à 18.30 heures, auprès de son médecin en France (à 75km du siège de la société qui demandait la réparation).

Absence injustifiée : Quand est-ce que l’employeur est en droit de licencier ?

En cas de maladie, le salarié est tenu d’informer l’employeur le premier jour de sa maladie. Il doit, en outre, soumettre à l’employeur, dans les 3 jours au plus tard, un certificat de maladie attestant l’incapacité de travail ainsi que la durée prévisible de la maladie.

Un arrêt de la Cour d’appel du 20 juin 2016 donne un exemple pratique de la rigueur avec laquelle cette règle est appliquée.

Dans cette affaire, une salariée, ayant appris le décès de son père, s’est absentée de son lieu de travail un samedi. L’employeur a été informé de l’absence indirectement par une collègue de travail de cette dernière et par le mari le jour même. Un congé extraordinaire avait été sollicité (en raison du décès, article L. 233-16 du Code du Travail) ainsi qu’un congé ordinaire de 3 jours additionnels.

Cependant, à la fin du congé ordinaire, la salariée ne s’est pas présentée sur son lieu du travail pendant 3 jours consécutifs (le 28, 29 et 30 janvier) et ce sans en informer l’employeur.

Le 4ème jour de l’absence (le 31 janvier), l’employeur a reçu un certificat de maladie de 3 jours (attestant d’une incapacité de travail du 30 janvier au 2 février).

Suite à ces absences, considérées comme injustifiées par l’employeur, ce dernier a procédé à un licenciement avec préavis.

En première instance, le tribunal avait déclaré le licenciement abusif au motif qu’« en licenciant … – même avec préavis – au seul motif qu’elle est revenue avec trois jours de retard des obsèques de son père, retard dont l’origine a été portée à sa connaissance par un certificat du …, [l’employeur] a procédé de façon intempestive et avec une légèreté blâmable, la salariée se trouvant à ses services depuis plus de 6 ans sans qu’elle n’ait jamais fait l’objet d’aucun avertissement. »

En appel, la Cour d’appel a rappelé la règle légale :

Le salarié a l’obligation contractuelle de prester son travail les jours prévus. En cas de maladie, il est tenu d’informer son employeur dès le premier jour de maladie. En cas d’empêchement pour un autre motif, il est aussi tenu d’informer son employeur de son empêchement et il ne peut pas se contenter d’expliquer son absence de plusieurs jours au moment de son retour.

La Cour d’appel a encore relevé que pendant les 3 jours d’absence injustifiée, l’employeur était sans nouvelles de sa salariée absente.

Dans ces circonstances, la Cour d’appel a considéré le licenciement avec préavis comme justifié.